【質問】

当社は株式会社ですが、先日、役員変更を行うために株主総会を開催しました。
役員変更の登記をする際に法務局へ株主総会議事録を提出しなければなりませんが、株主総会議事録に必ず記載しなければならない事項等、留意点を教えてください。

【回答】

株主総会の議事録の作成については、会社法施行規則第72条に定められています。
ここに記載されている事項を法定記載事項といい、株主総会議事録を作成する際に会社法が定めている事項です。

では、具体的に会社法施行規則第72条に定められている法定記載事項について説明します。

①株主総会が開催された日時及び場所

役員がテレビ会議等により出席した場合や株主が書面により議決権を行使した場合にはその出席方法も記載しなければなりません。

②株主総会の議事の経過の要領及びその結果

議事の経過の要領としては、次のような事項について要旨を記載します。

・報告事項
・議案についての説明の要旨
・質疑応答について重要と思われる発言
・株主の発言のうち、決議に重要な影響を与えるもの
・議事運営についての動議や修正動議があったとき
・議案についての賛否の結果については、投票や起立、挙手や拍手など決議方法と決議の結果を記載します。賛成した議決権数の記載が望ましいですが、「過半数の賛成」、「３分の２以上の多数」や「満場一致で可決」と記載しても差し支えありません。

③意見陳述権や報告義務に基づいた意見や発言があった場合はその内容を記載します。

④株主総会に出席した役員、監査役または会計監査人等の氏名又は名称を記載します。

⑤議長の氏名を記載します。

⑥議事録の作成を行った取締役の氏名を記載します。

なお、実務上は上記のほかに株主総会が成立したことを証するため、

• 議決権のある総株主数及び議決権の個数
• 出席株主数（委任状出席を含む）及び議決権の個数

を記載します。

インターネット上で株主総会議事録の一般的な雛形は容易に入手できますが、登記等のため法務局へ提出する際にはこれらの留意点を参考にしてください。
※ 2015年9月1日作成
※作成日現在の法令にもとづき作成しています。